Quyết định ký hợp đồng có nghĩa rằng bạn đã chấp nhận việc thuê kho xưởng với các điều khoản và cam kết ràng buộc với chủ kho xưởng về mặt pháp lý. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện hợp đồng, sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh mâu thuẫn, với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực, tôi có những lời khuyên trân thành giành cho bạn để tránh được những rủi ro không lường trước được:
1. Tìm hiểu pháp lý kho xưởng thật kỹ
Yêu cầu người cho thuê cung cấp các giấy tờ pháp lý liên quan đến kho xưởng, nếu là đất thổ cư thì phải có sổ đỏ chính chủ và nếu là trong các khu công nghiệp thì cần có: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc Hợp đồng thuê đất trong KCN và Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng. Điều này đảm bảo rằng bạn đang làm việc với chính chủ.
Bạn cần kiểm tra pháp lý và quy hoạch tại vị trí thuê. Điều này giúp đảm bảo hoạt động sản xuất ổn định, lâu dài. Tại Hà Nội, nhiều dự án mở rộng đường và khu đô thị đang triển khai trong năm 2026 và các năm tiếp theo, nên việc thu hồi đất hoặc tháo dỡ kho xưởng xây dựng trái phép là điều tất yếu.
2. Đánh giá điều kiện cơ sở vật chất
Kho xưởng phải đáp ứng được hệ thống PCCC hoạt động tốt theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn cháy cho nhà và công trình (QCVN 06:2022/BXD).
Nếu bạn sản xuất về thực phẩm cần nhiều nước thì đặc biệt quan tâm đến hệ thống thoát nước của nhà xưởng, nếu là sản xuất công nghiệp nặng dùng nhiều điện hãy trú trọng đến công xuất trạm biến áp và đường dây có đáp ứng được hay không.
Hệ thống PCCC, điện nước là cực kỳ quan trọng để doanh nghiệp của bạn hoạt động có an toàn và lâu dài hay không.
Bạn cũng nên tìm hiểu địa hình ở đó có bị ngập lụt hay không, trong năm 2024, tại Hà Nội có nhiêu trận mưa lớn khiến các cơ sở sản xuất và kho hàng bị ngập lụt nghiêm trọng trong nhiều ngày như: Đại lộ Thăng Long, Nguyễn Xiển, Triều Khúc và những kho xưởng ngoài đê sông Hồng.
3. Lưu ý đến người dân và kho xưởng xung quanh
Hãy tìm hiểu xem người dân ở đó có gây khó dễ hoặc làm ảnh hưởng đến sản xuất và làm việc của mình hay không, an ninh và trật tự tại cở sở là điều rất quan trọng.
Ngoài ra hãy để ý đến những kho xưởng bên cạnh có sản xuất các chất độc hại bốc mùi ra bên ngoài hay không. Sát bên cạnh có những vật liệu dễ cháy nhưng không có biện pháp PCCC tối thiểu thì cũng là rủi ro lớn đến với bạn bất cứ lúc nào.
4. Đề cao sự thiện chí và trách nhiệm của chủ cho thuê
Nếu chủ cho thuê với tinh thần thiện chí thì bạn sẽ thuê được nhà xưởng với giá hữu nghị và và ổn định, ít khi tăng giá. Chủ xưởng là người địa phương ở đó, có mối quan hệ rất gần gũi với người dân xung quanh và quen biết với nhiều cán bộ nhà nước nên nếu họ có trách nhiệm giúp đỡ mình giải quyết những phát sinh tại đấy và hỗ trợ thủ tục pháp lý, hành chính thì bạn sẽ yên tâm sản xuất và hoạt động được lâu dài. Người đi thuê thường là “khách lạ”, sẽ có nhiều vấn đề phát sinh không mong muốn tại đó nên vai trò trách nhiệm của chủ nhà là rất quan trọng.
5. Tính toán thời gian thuê hợp lý
Bạn hãy tính toàn lộ trình sản xuất và thời gian thuê xưởng phải song hành cùng nhau, tránh việc thuê được một thời gian ngắn lại phải chuyển cơ sở sản xuất vì phải mở rộng hoặc thu hẹp quy mô. Mỗi lần chuyển xưởng sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian đi tìm, chi phí vận chuyển thiết bị sản xuất, bố trí lại nguồn lực làm việc, quy trình vận hành và khách hàng làm việc lâu năm.
6. Làm rõ sự minh bạch tài chính và cam kết ổn định giá thuê
Khi bạn chuẩn bị ký hợp đồng thuê kho xưởng, có nghĩa là trước đó bạn đã đàm phán về giá thuê và các chi phí phát sinh khác rồi. Nhưng theo kinh nghiệm của mình thì bạn nên xem xét lại giá cả và các chi phí đó một cách chi tiết và minh bạch. Mình xin chia sẻ kinh nghiệm và góp ý đến bạn những trường hợp như sau:
Khai báo thuế VAT phải đúng mục đích và thượng tôn pháp luật: Thuế VAT phải đúng ngạch, hợp đồng “ thuê kho xưởng ” phải xuất đúng nội dung là “ thuê kho xưởng ”, khi không xuất được VAT thì không lên lấy VAT ở lĩnh vực khác bù vào như dịch vụ giải trí, ăn uống. Trường hợp chủ nhà không có cơ sở pháp lý để xuất được VAT thì cũng tuyệt đối không mua ở bên cung cấp dịch vụ VAT thứ ba, điều này không chỉ là vi phạm hành chính mà trong nhiều trường hợp còn cấu thành tội phạm hình sự, cụ thể là: Luật Quản lý thuế, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, Điều 200 và 203 Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi 2017.
Không được trốn thuế: trường hợp bạn muốn xuất VAT nhưng chủ nhà không muốn cho xuất VAT mặc dù họ có đủ điều kiện khai báo thuế. Hành vi của chủ nhà lúc này là thiếu sự hợp tác và mình bạch tài chính, họ đang lẩn trốn trách nhiệm nộp thuế với cơ quan nhà nước và thách thức trước pháp luật. Quyết định an toàn nhất là không ký hợp đồng thuê nữa, nếu trường hợp không tìm được kho xưởng nào đáp ứng với tiêu chí của bạn nữa mà bạn bắt buộc phải thuê kho xưởng đó, bạn phải hết sức tỉnh táo và khôn khéo. Bạn hãy đưa điều khoản này vào trong hợp đồng: “ Giá thuê đã bao gồm VAT, bên cho thuê nhà ( Bên A ) phải có trách nhiệm và nghĩa vụ khai báo nộp thuế với cơ quan nhà nước theo Điều 8 và Điều 17 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, nếu có vấn đề pháp sinh trước pháp luật thì bên thuê ( Bên B ) không chịu bất cứ trách nhiệm nào".
Một lời khuyên nhỏ của Tài nhà đất là : “Mình nên làm việc minh bạch để có được sự an toàn lâu dài và không nên dính vào lao lý pháp luật chỉ vì việc thuê xưởng không xuất VAT”.
Trong quá trình thuê xưởng để hoạt động, sẽ có rất nhiều chi phí phát sinh không mong muốn đến một cách bất ngờ “ đường này là của dân làng góp tiền để đổ, anh thuê xưởng sản xuất đi đường có nhiều xe tải nặng thì phải nộp tiền vào quỹ chung”, hay là “ tôi là bảo vệ vòng ngoài ở cổng chung, chú thuê kho phải mất tiền an ninh và phí bến bãi cho xe ra vào”. Bạn hãy đừng để mình bị bối rối và hãy chủ động làm rõ với chủ nhà là: “Tôi thuê xưởng có phải đóng góp, phát sinh các chi phí bên ngoài nữa không, đó là chi phí nào, ai đứng ra chi trả”, những chi phí này hãy ghi vào trong hợp đồng bạn nhé - quan trọng đấy.
Còn một điều cực kỳ quan trọng là: Ghi rõ giá thuê nhà kho, nhà xưởng theo thời gian toàn hợp đồng, giữ ổn định giá trong bao lâu, khi nào mới bắt đầu tăng giá, tăng bao nhiêu tiền trong cả năm đó đến khi kết thúc hợp đồng. Mọi thứ phải rõ ràng khi thỏa thuận qua lời nói cũng như trong hợp đồng hầnh chính bạn ạ.
7. Đọc kỹ các điều khoản, nghĩa vụ và cam kết thực hiện
Hãy cực kỳ thận trọng đọc lại tất cả các điều khoản, nghĩa vụ và cam kết trong hợp đồng thuê, khi bạn đặt bút ký vào những điều mục này có nghĩa là bạn đã chấp nhận việc tuân tủ thỏa thuận với chủ nhà và có thể phải đối mặt nhiều vấn đề pháp lý phát sinh trong hợp đồng đã ký. Hãy yêu cầu làm rõ ngữ nghĩa và sửa đổi lại các từ ngữ chung chung có thể gây bất lợi cho bạn trong quá trình thực hiện hợp đồng, điều này tránh được rủi ro chủ nhà “lật lọng” và tranh chấp tại phiên tòa nếu có.
8. Cần có bên thứ ba làm chứng
Hợp đồng khi ký cần ra văn phòng công chứng để đảm bảo tính pháp lý ràng buộc và đó là điều khẳng định hai bên nghiêm túc tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng, nếu là hợp đồng thuê kho xưởng nhỏ cũng nên có người thứ ba làm chứng, thường là người môi giới thuê xưởng sẽ đứng ra bảo lãnh hợp đồng.
Tổng kết lại: Bạn phải cực kỳ thận trọng khi ký bất kỳ một hợp đồng thuê kho xưởng nào dù lớn hay nhỏ, hãy tìm hiểu thật kỹ và nếu là hợp đồng thuê có giá trị kinh tế lớn chứa nhiều rủi ro tiềm ẩn thì nên thuê luật sư hoặc chuyên gia tư pháp hỗ trợ bạn.
Bài viết này được đúc kết trong quá trình hoạt động thực tiễn hơn 10 năm cho thuê kho xưởng của Tài nhà đất, với nhiều kinh nghiệm trong việc soạn thảo hợp đồng và chứng kiến nhiều mâu thuẫn phát sinh giữa chủ nhà và người thuê trong thực tế, người thật việc thật chứ không phải sao chép hay xào nấu nội dung trên mạng. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn ký hợp đồng đảm bảo quyền lợi tốt nhất. Tôi rất mong nhận được sự góp ý thẳng thắn của các bạn để tôi hoàn thiện chuyên môn được tốt hơn, phục phụ quý khách được chuyên nghiệp nhất có thể.